SIKLUS PENGELUARAN

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuam Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

·      Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

·       Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·       Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

·      Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.      Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

1. Bukti Kas Keluar
Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti  pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.
 2. Cek
Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.
3. Permintaan Cek

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

a.         Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas. 

b.         Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

c.         Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.

Contoh Memo Debit atau Nota Debit

Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit

  

Flowchart Retur Pembelian

Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

·      Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.

·      Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.

·      Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.

·       1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.

PENGENDALIAN INTERNAL (VERSI COSO)

Pengendalian internal memiliki lima elemen atau komponen yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Adapun faktor yang membentuk lingkungan pengendalian meliputi ;
- Integritas dan nilai etika
- Komitmen terhadap kompetensi
- Dewan direksi dan komite audit
- Filosofi dan gaya operasi manajemen
- Struktur organisasi
- Penetapan wewenang dan tanggung jawab
- Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia

2. Penialaian Risiko
Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas dimana organisasi beroperasi
Berkaitan dengan penilaian risiko, manajemen juga harus mempertimbangkan hal-hal khusus yang dapat muncul dari perubahan kondisi, seperti
- Perubahan dalam lingkungan operasi
- Personel baru
- Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi
- Pertumbuhan yang cepat
- Teknologi baru
- Lini, produk, atau aktivitas baru
- Operasi diluar negeri
- Perrnyataan akuntansi

3. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen penting dari pengendalian internal perusahaan, sebab sistem ini memungkinkan entitas memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalankan, mengelola, dan mengendalikan operasi perusahaan.

4. Aktivitas Pengendalian
Ini ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak beres /salah. Aktivitas pengendalian ini dapat dikategorikan melelui :
- Pemisahan tugas
  Bermanfaat untuk mencegah adanya tindak kecurangan.
- Pengendalian pemrosesan informasi
- Pengendalian fisik
- Review kerja

5. Pemantauan
Sistem pengendalian intern yang dipantau maka kekurangan dapat ditemukan dan efektifitas pengendalian meningkat. Pemantauan / monitoring penting karena berkaitan dengan pencapaian target/tujuan.
 
Referensi:
http://ariefanshare.blogspot.co.id

PENGENDALIAN INTERN (VERSI COSO)

Pengertian pengendalian internal menurut COSO pada tahun 1992 yaitu suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan (Efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku).



Pengendalian internal memiliki lima komponen yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Adapun faktor yang membentuk lingkungan pengendalian meliputi ;
- Integritas dan nilai etika
- Komitmen terhadap kompetensi
- Dewan direksi dan komite audit
- Filosofi dan gaya operasi manajemen
- Struktur organisasi
- Penetapan wewenang dan tanggung jawab
- Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia

2. Penialaian Risiko
Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas dimana organisasi beroperasi
Berkaitan dengan penilaian risiko, manajemen juga harus mempertimbangkan hal-hal khusus yang dapat muncul dari perubahan kondisi, seperti:
- Perubahan dalam lingkungan operasi
- Personel baru
- Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi
- Pertumbuhan yang cepat
- Teknologi baru
- Lini, produk, atau aktivitas baru
- Operasi diluar negeri
- Perrnyataan akuntansi

3. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen penting dari pengendalian internal perusahaan, sebab sistem ini memungkinkan entitas memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalankan, mengelola, dan mengendalikan operasi perusahaan.

4. Aktivitas Pengendalian
Ini ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak beres /salah. Aktivitas pengendalian ini dapat dikategorikan melelui :
- Pemisahan tugas
-Bermanfaat untuk mencegah adanya tindak kecurangan.
- Pengendalian pemrosesan informasi
- Pengendalian fisik
- Review kerja

5. Pemantauan
Sistem pengendalian intern yang dipantau maka kekurangan dapat ditemukan dan efektifitas pengendalian meningkat. Pemantauan / monitoring penting karena berkaitan dengan pencapaian target/tujuan.



Referensi:
https://eviasiyah.wordpress.com/2013/12/06/3-6-jelaskan-pengertian-pengendalian-intern-versi-coso/

Control Objective for Information & Related Technology (COBIT)

COBIT adalah sekumpulan dokumentasi best practice untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis IT (Sasongko, 2009).
 
COBIT mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja untuk mengatur keselarasan TI dengan bisnis. Selain itu, kerangka kerja juga memastikan bahwa TI memungkinkan bisnis, memaksimalkan keuntungan, resiko TI dikelola secara tepat, dan sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab (Tanuwijaya dan Sarno, 2010).

COBIT merupakan standar yang dinilai paling lengkap dan menyeluruh sebagai framework IT audit karena dikembangkan secara berkelanjutan oleh lembaga swadaya profesional auditor yang tersebar di hampir seluruh negara. Dimana di setiap negara dibangun chapter yang dapat mengelola para profesional tersebut.

Kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan/pedoman, yakni:

• Control Objectives
 Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam 4 domain, yaitu : Planning & Organization , Acquisition & Implementation , Delivery & Support , dan Monitoring & Evaluation.

• Audit Guidelines
Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikanmanagement assurance dan/atau saran perbaikan.

• Management Guidelines

Manfaat dan Pengguna COBIT :

Secara manajerial target pengguna COBIT dan manfaatnya adalah :
• Direktur dan Eksekutif
Untuk memastikan manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan TI.
• Manajemen
   - Untuk mengambil keputusan investasi TI.
   - Untuk keseimbangan resiko dan kontrol investasi.
   - Untuk benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.
• Pengguna
Untuk memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara internal maupun eksternal.
• Auditors
   - Untuk memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.
   - Untuk memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.


Frame Work COBIT :

COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute (ITGI). COBIT digunakan untuk menjalankan penentuan atas IT dan meningkatkan pengontrolan IT. COBIT juga berisi tujuan pengendalian, petunjuk audit, kinerja dan hasil metrik, faktor kesuksesan dan maturity model.

Lingkup kriteria informasi yang sering menjadi perhatian dalam COBIT adalah:
• Effectiveness
• Efficiency
• Confidentiality
• Integrity
• Availability
• Compliance
• Reliability

Sedangkan fokus terhadap pengelolaan sumber daya teknologi informasi dalam COBIT adalah pada :
• Applications
• Information
• Infrastructure
• People

Dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi, COBIT memiliki karakteristik :
• Business-focused
• Process-oriented
• Controls-based
• Measurement-driven

COBIT mengelompokkan semua aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi 34 proses yang terbagi ke dalam 4 buah domain proses, meliputi :
• Planning & Organization.
• Acquisition & Implementation.
• Delivery & Support.
• Monitoring and Evaluation.


COBIT Maturity Model

COBIT menyediakan parameter untuk penilaian setinggi dan sebaik apa pengelolaan IT pada suatu organisasi dengan menggunakan maturity models yang bisa digunakan untuk penilaian kesadaran pengelolaan (management awareness) dan tingkat kematangan (maturity level). COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses IT dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses IT yang dimilikinya dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5), yaitu: 0: Non Existen, 1: Initial, 2: Repetable, 3: Defined, 4: Managed dan 5: Optimized (Purwanto dan Saufiah, 2010; Setiawan, 2008; Nurlina dan Cory, 2008).



Referensi:
 http://ariefanshare.blogspot.co.id