Aktivitas-aktivitas Siklus Pengeluaran

Ada lima aktivitas dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :  

1.  Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa

      2.  Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

      3.  Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

      4.  Aktivitas persetujuan faktur dan Supplier

      5.  Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

 

      1.   Aktivitas Permintaan Pembelian Barang Atas Kebutuhan Barang dan Jasa

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requistion. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

            Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke Supplier.

2.  Aktivitas Pemesanan Barang dan Jasa Yang Akan Dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purshase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari Supplier dari beberapa Supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, departemen pembelian akan melakukan pemesanan dan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jasa yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

     3.  Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa Yang Telah Dibeli

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembaliakn kepada Supplier yang bersangkutan. Pada kativitas ini juga mungkin dilakuakn adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangakan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

     4.  Aktivitas Persetujuan Faktur dan Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yangg ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakuakn pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sudah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.

     5.  Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayaran, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan menagih perusahaan sesuai dengan dokumen Voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

Bagian Yang Terkait Dalam Siklus Pengeluaran

      Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
 

      a.       Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer 

      b.      Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok. 

      c.       Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

      d.      Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok. 

      e.       Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

SIKLUS PENGELUARAN

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuam Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

·      Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

·       Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·       Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

·      Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.      Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

1. Bukti Kas Keluar
Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti  pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.
 2. Cek
Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.
3. Permintaan Cek

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

a.         Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas. 

b.         Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

c.         Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.

Contoh Memo Debit atau Nota Debit

Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit

  

Flowchart Retur Pembelian

Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

·      Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.

·      Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.

·      Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.

·       1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.